Napojenie Shopify na sklad a ERP: Pohoda, Money, Helios

Malý e-shop si vystačí so skladom v Shopify. Firma, ktorá má kamennú predajňu, veľkoobchod alebo tri roky histórie v Pohode, si nevystačí. A práve tu sa rozhoduje, či migrácia na Shopify vyjde alebo nie.

Prvá otázka: kto je zdroj pravdy

Pred akoukoľvek technickou diskusiou si treba odpovedať na jedinú otázku: ktorý systém je nadradený?

• ERP je zdroj pravdy. Produkty, ceny a sklad sa spravujú v ERP a do Shopify sa len posielajú. Shopify je výkladná skriňa. Toto je bežné vo firmách s veľkoobchodom aj maloobchodom.
• Shopify je zdroj pravdy. Produkty žijú v Shopify, do ERP idú len objednávky na fakturáciu. Typické pre firmy, ktoré predávajú hlavne online.
• Rozdelené. Ceny a sklad z ERP, obsah a fotky zo Shopify. Funguje to, ale musí byť napísané, kto vlastní ktoré pole.

Keď sa na túto otázku neodpovie na začiatku, skončí to prepisovaním dát tam a späť a nikto nevie, ktorá cena je platná.

Čo sa reálne prenáša

Smerom do Shopify

• Stavy skladu — najdôležitejšie a najčastejšie. Ideálne každých pár minút.
• Ceny — pri zmene cenníka, spravidla denne.
• Produkty a varianty — pri založení nového tovaru.
• Dostupnosť a dodacie lehoty, ak ich ERP sleduje.

Smerom z Shopify

• Objednávky vrátane položiek, dopravy, zliav a platobnej metódy.
• Zákazníci, ak ich ERP eviduje.
• Vrátenia a dobropisy.

Kde to najčastejšie padá

Párovanie produktov

Shopify má SKU, ERP má svoj kód. Ak nesedia jeden k jednému, integrácia nemá o čo sa oprieť. Zjednotenie kódov je často väčšia práca než samotná integrácia — a je to práca na strane klienta, ktorú za neho nikto neurobí. Počítajte s ňou v harmonograme.

Pohoda beží lokálne

Pohoda je desktopová aplikácia na počítači v kancelárii. Shopify je v cloude. Potrebujete konektor, ktorý medzi nimi sprostredkuje komunikáciu — spravidla službu, ktorá beží na tom istom počítači alebo na serveri s prístupom k databáze. Znamená to, že keď je počítač vypnutý, synchronizácia stojí. Toto treba klientovi povedať vopred, nie po prvom výpadku.

Sklad v reálnom čase je mýtus

Aj pri dobrej integrácii máte oneskorenie niekoľkých minút. Pri poslednom kuse to znamená, že sa môže predať dvakrát. Riešenie nie je rýchlejšia synchronizácia, ale rezervná zásoba — posledný kus či dva nechať schované ako nárazník.

Chyby, o ktorých sa nikto nedozvie

Najhoršia integrácia je tá, ktorá tichučko zlyháva. Objednávka sa neprenesie, nikto to nevidí a o týždeň sa zistí, že chýba dvanásť objednávok. Každá integrácia musí mať opakovanie pri zlyhaní, log a upozornenie, keď niečo trikrát po sebe neprejde. Toto je časť, ktorú lacné riešenia vynechávajú ako prvú.

Hotové riešenie alebo na mieru

Existujú hotové konektory pre Pohodu aj Money a pri štandardnom nastavení fungujú dobre. Skúste ich najprv — sú lacnejšie a rýchlejšie nasadené.

Vlastnú integráciu potrebujete vtedy, keď máte viac skladov, vlastnú logiku cenotvorby, B2B s individuálnymi cenníkmi, sety a komplety, alebo ERP, pre ktoré konektor neexistuje. Vtedy je to investícia rádovo v tisícoch eur, ale je to investícia do toho, či firma na platforme vydrží.

Ako to robím

1. Napíšeme si, ktorý systém vlastní ktoré pole. Na jednu stranu papiera.
2. Zjednotíme SKU. Toto býva najdlhší krok.
3. Postavíme prenos v jednom smere a necháme ho bežať týždeň naprázdno.
4. Pridáme druhý smer.
5. Zapneme logovanie a upozornenia — až potom to ide naostro.

Integrácia nie je funkcia, ktorá sa dodá a zabudne. Je to systém, ktorý musí niekoho zobudiť, keď prestane fungovať.